E-doręczenia dla osób fizycznych – skutki wpisu do Bazy Adresów Elektronicznych i obowiązki organów

System e-doręczeń wprowadzony ustawą z 18 listopada 2020 r. stopniowo zastępuje tradycyjną korespondencję papierową w kontaktach z administracją publiczną. Dotyczy to przedsiębiorców, zawodów zaufania publicznego i wielu innych instytucji, ale coraz częściej z rozwiązania korzystają również osoby fizyczne – dobrowolnie zakładając adres do doręczeń elektronicznych (ADDE) i wpisując go do Bazy Adresów Elektronicznych (BAE).

Poniżej przedstawiamy, jakie skutki prawne wiążą się z takim wpisem, kto ma obowiązek posiadania ADDE oraz w jaki sposób organy powinny doręczać korespondencję.

1. Osoby fizyczne – dobrowolność korzystania z e-doręczeń

Obecnie osoby fizyczne nie mają obowiązku posiadania adresu do doręczeń elektronicznych.
Założenie adresu i wpis do BAE następują wyłącznie na wniosek.

Dobrowolność decyzji o wpisie nie zmienia jednak skutków prawnych, jakie wpis wywołuje – o czym niżej.

2. Kto ma obowiązek posiadania adresu do doręczeń elektronicznych? (aktualne terminy)

Harmonogram wdrożenia e-doręczeń obejmuje różne grupy podmiotów w różnych datach. Najważniejsze z nich to:

Zawody zaufania publicznego – od 1 stycznia 2025 r.

Obowiązkiem są objęci m.in.:

• radcowie prawni,
• adwokaci,
• doradcy podatkowi,
• notariusze,
• komornicy.

Podmioty wpisane do KRS – od 1 kwietnia 2025 r.

Obowiązek dotyczy m.in.:

• spółek z o.o.,
• spółek akcyjnych,
• spółek komandytowych,
• fundacji,
• stowarzyszeń rejestrowych oraz innych podmiotów wpisanych do KRS.

Przedsiębiorcy wpisani do CEIDG

Termin obowiązku został odroczony i nie został jeszcze ponownie określony – obecnie brak obowiązku.

3. Skutek wpisu do BAE – przepis kluczowy

Najważniejszą regulacją jest art. 7 ust. 1 ustawy o doręczeniach elektronicznych, zgodnie z którym:

„Wpis adresu do doręczeń elektronicznych do Bazy Adresów Elektronicznych jest równoznaczny z żądaniem doręczania korespondencji przez podmioty publiczne na ten adres.”

Oznacza to, że samo wpisanie adresu do BAE – zarówno przez osobę fizyczną, jak i przez każdy inny podmiot – jest ustawowo traktowane jako wiążące żądanie kierowania koresponencji elektronicznie.

Nie trzeba składać żadnych dodatkowych oświadczeń.

4. Jak organy powinny doręczać korespondencję?

Postępowanie administracyjne (KPA)

Art. 39 KPA nakazuje organowi doręczać pisma na adres do doręczeń elektronicznych, o ile istnieje taka możliwość.

W praktyce oznacza to:

• w pierwszej kolejności doręczenie na ADDE,
• dopiero w razie braku możliwości – doręczenie zastępcze (np. hybrydowe lub papierowe).

Poza postępowaniem administracyjnym

Art. 5 ust. 1 ustawy o doręczeniach elektronicznych nakazuje podmiotom publicznym doręczać korespondencję przy użyciu publicznej usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego, z zastrzeżeniem wyjątków wskazanych w art. 3 ustawy (m.in. informacje niejawne, postępowania zamówieniowe, postępowania koncesyjne lub inne systemy teleinformatyczne wskazane w przepisach szczególnych).

Zatem: także pisma informacyjne, ogólne, niewszczynające postępowania czy odpowiedzi na wnioski – co do zasady powinny być doręczane elektronicznie.

5. Co jeśli organ mimo wszystko wysyła pismo pocztą tradycyjną?

Jeżeli organ był zobowiązany do doręczenia elektronicznego, a pismo kieruje pocztą tradycyjną:

• w postępowaniu administracyjnym doręczenie takie jest wadliwe i co do zasady nie wywołuje skutków prawnych (np. nie rozpoczyna biegu terminu odwoławczego),
• poza KPA narusza przepisy ustawy o doręczeniach elektronicznych, a adresat może żądać prawidłowego doręczenia elektronicznego.

Ustawodawca jednoznacznie wskazuje, że wpis adresu do BAE wyznacza właściwy sposób komunikacji.

6. Podsumowanie

• Osoby fizyczne nie mają obowiązku posiadania adresu do doręczeń elektronicznych.
• Po wpisaniu adresu do BAE – wpis ten jest równoznaczny z żądaniem, aby organ doręczał całą korespondencję elektronicznie.
• Organy administracji są związane tym żądaniem zarówno w postępowaniu administracyjnym, jak i poza nim – z wyjątkami wynikającymi z ustawy.
• Obowiązek posiadania ADDE dotyczy natomiast już:
  • podmiotów publicznych (od 1.01.2025),
  • zawodów zaufania publicznego (od 1.01.2025),
  • podmiotów wpisanych do KRS (od 1.04.2025).
• Doręczenie papierowe, gdy powinno nastąpić doręczenie elektroniczne, może być uznane za nieskuteczne lub wadliwe.

Jeżeli potrzebują Państwo pomocy przy analizie doręczeń w konkretnej sprawie lub przy przygotowaniu odpowiedzi do organu – kancelaria służy wsparciem.